Có hai loại KPI, KPI cấp trên và Kpi cấp bộ phận. KPI cấp trên là KPI được giao từ cấp trên xuống. KPI cấp bộ phận là KPI được xây dựng cho chính bộ phận đó, kết quả của KPI cấp bộ phận không được tổng hợp lên cấp trên. Để thiết lập KPI cho bộ phận cấp dưới, có thể giao mục tiêu từ cấp trên xuống, hoặc cấp dưới có thể đề xuất mục tiêu lên cấp trên và cấp trên duyệt đề xuất này.

Trong thực tế việc giao mục tiêu ở các công ty thường được thực hiện theo quy trình là Hội đồng quản trị giao mục tiêu cho Ban lãnh đạo, Ban lãnh đạo giao mục tiêu cho các bộ phận, các bộ phận giao mục tiêu cho các nhân viên.

Quy trình giao mục tiêu cho bộ phận bên dưới của Bsc2Kpi tương tự như quy trình giao mục tiêu ở công ty. Bộ phận cấp trên giao mục tiêu cho bộ phận cấp dưới. Toàn bộ quá trình này được thực hiện trực tiếp trên phần mềm thông qua menu “Mục tiêu bộ phận” của KPI cần giao mục tiêu.

Để giao mục tiêu cho bộ phận, cần làm theo các bước sau:

  1. Chọn “Menu BSC\ Scorecard”.
  2. Chọn bộ phận cần giao mục tiêu cho bộ phận bên dưới từ dropdown “Bộ phận”.
  3. Nhấp chuột vào biểu tượng menu () tại KPI cần giao mục tiêu cho bộ phận cấp dưới.
  4. Chọn “Mục tiêu bộ phận”. Lưu ý nếu menu không có lệnh “Mục tiêu bộ phận” thì có thể là một trong các lý do sau:
    • KPI đang chọn là KPI có trách nhiệm gián tiếp. KPI này có biểu tượng gián tiếp ( ) nằm đằng sau tên KPI.
    • Người dùng không có quyền phân mục tiêu, cần liên hệ với quản trị để kiểm tra phân quyền.
    • KPI đang chọn là của bộ phận cấp thấp nhất, không có bộ phận cấp thấp hơn.
    • KPI đang chọn là KPI của nhân viên, không phải là KPI của bộ phận. 
  5. Chọn trách nhiệm cho bộ phận cấp dưới theo ba mức trách nhiệm: Không, Gián tiếp và Trực tiếp.
    • Chọn “Không” cho bộ phận cấp dưới không được giao mục tiêu.
    • Chọn “Gián tiếp” cho bộ phận cấp dưới có kết quả thực hiện được kế thừa từ bộ phận cấp trên, bộ phận gián tiếp không có kế hoạch thực hiện cho KPI này. Nếu bộ phận cấp trên có kết quả tốt thì bộ phận có trách nhiệm gián tiếp bên dưới có kết quả tốt và ngược lại.
    • Chọn “Trực tiếp” cho bộ phận cấp dưới tạo ra kết quả trực tiếp. Lưu ý là nếu bộ phận đang có giá trị là “Trực tiếp” và khi đổi giá trị từ “Trực tiếp” sang “Không” hoặc “Gián tiếp” thì các kết quả thực hiện của các kỳ kế hoạch của bộ phận này, nếu có, sẽ bị xóa. Vì vậy cần cân nhắc khi thay đổi trách nhiệm của bộ phận.
  6. Nhập giá trị vào các trường “Mục tiêu”, “Tối thiểu”, “Tối đa”. ”. Giá trị của trường “Tối thiểu” và “Tối đa” sẽ được tự động tính từ giá trị của trường “Mục tiêu”, người dùng có thể sửa lại giá trị của trường “Tối thiểu”, “Tối đa”.
  7. Nhấp chuột vào “Lưu” để lưu mục tiêu hoặc “Đóng” nếu không muốn lưu. Nếu đã nhấp chuột vào “Lưu” rồi sau đó nhấp chuột vào “Đóng” thì phần mềm sẽ lưu dữ liệu đã được lưu lần cuối trước đó.

Trâm Anh