Nguyên tắc của việc đánh giá năng lực theo tiêu chuẩn công việc là so sánh yêu cầu công việc với năng lực cá nhân. Từ sự so sánh này, người ta sẽ đánh giá được nhân viên có đáp ứng được nhu cầu năng lực hay không và đáp ứng được mức độ nào. Tuy nhiên việc này thì nói dễ hơn làm. Nếu có hai người cùng đánh giá một yêu cầu công việc và cùng đánh giá một nhân viên thì có thể ra hai kết quả khác nhau, thậm chí hai kết quả này không thể so sánh được với nhau do cách thức đo lường khác nhau. Vì vậy việc xây dựng một cơ sở chung để các đánh giá cùng tham chiếu là một yêu cầu bắt buộc trong việc đánh giá năng lực theo tiêu chuẩn công việc. Cái đó được gọi là từ điển năng lực

Từ điển năng lực

Từ điển năng lực là tập hợp các năng lực được chuẩn hóa và áp dụng cho tất cả chức danh tại doanh nghiệp, đảm bảo phù hợp với giá trị cốt lõi, văn hóa và đặc thù tính chất công việc. Các năng lực này thường được phân loại theo độ khó, mức độ thuần thục và được chia thành 5 bậc. Tùy thuộc vào năng lực cụ thể mà số bậc năng lực cũng có thể 3 bậc hoặc 4 bậc.

Sự thành công của dự án đánh giá năng lực nhân viên phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng của từ điển năng lực. Định nghĩa các bậc năng lực phải đủ tổng quát để áp dụng cho nhiều chức danh khác nhau, nhưng đồng thời cũng phải đủ cụ thể để người dùng có thể tham khảo để chấm điểm chức danh và chấm điểm nhân viên.

Ví dụ từ điển năng lực giao tiếp

Bậc

Nội dung

P1

Giao tiếp đơn giản, dạng phục vụ người khác.

P2

Mức độ giao tiếp trung bình:

- Giao tiếp thông thường với các bộ phận khác trong công ty để thực hiện những công việc hàng ngày,

- Giao tiếp đơn giản với khách hàng để giải đáp hoặc thu thập thông tin có sẵn  

P3

Giao tiếp ở mức độ khá phức tạp:

- Giao tiếp với bên ngoài, mâu thuẫn có tinh chất đối kháng

- Giao tiếp nội bộ, ở cấp độ động viên khuyến khích hoặc xử lý mâu thuẫn nội bộ của cấp dưới.

P4

Giao tiếp ở mức độ phức tạp về các tranh chấp ở tòa, các vấn đề có tính mâu thuẫn đối kháng khá nghiêm trọng, hoạt động giao tiếp có khả năng ảnh hưởng, thuyết phục cao

P5

Giao tiếp ở mức độ rất phức tạp có ảnh hưởng lớn đến kết quả, uy tín của tổ chức, đòi hỏi người giao tiếp có kinh nghiệm, bản lĩnh, sự nhạy bén, phản ứng thật linh hoạt.

Việc xây dựng từ điển năng lực là một công việc khó khăn, tốn thời gian và chi phí rất lớn, tuy nhiên SoftAView đã có bộ từ điển các năng lực chính để bạn tham khảo. Với phần mềm Skill Decode bạn hoàn toàn có thể tái định nghĩa bộ từ điển hoặc thêm năng lực mới phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp.

Chấm điểm chức danh

Sau khi xây dựng được bộ từ điển năng lực bạn cần tiến hành chấm điểm chức danh. Việc chấm điểm này sẽ xác nhận một chức danh cụ thể cần đến các loại năng lực nào và bậc yêu cầu của mỗi năng lực là bao nhiêu. Mỗi một năng lực có vai trò khác nhau ở mỗi chức danh, vì vậy bạn cần phải thiết lập trọng số cho mỗi năng lực.

Ví dụ chấm điểm chức danh trưởng phòng kinh doanh

 

Số bậc

Bậc tối thiểu

Bậc tối đa

Trọng số

Kỹ năng giao tiếp

5

3

4

3

Kỹ năng bán hàng

5

4

5

3

Chấm điểm nhân viên

Để đánh giá được năng lực nhân viên so với chức danh cụ thể, bạn cần chấm điểm nhân viên. Bạn chấm điểm nhân viên theo các năng lực đã được thiết lập theo chức danh. Việc chấm điểm nhân viên này phải được căn cứ vào từ điển năng lực đã được xây dựng trước đó. Các định nghĩa chi tiết của mỗi bậc năng lực sẽ giúp bạn chấm điểm nhân viên dễ dàng, chính xác và khách quan. Nếu có hai người cùng chấm điểm nhân viên thì kết quả cũng sẽ không quá khác biệt. Trong trường hợp có sự khác biệt của nhiều người chấm điểm nhân viên, thì những người chấm điểm cũng có thể dễ dàng thống nhất một kết quả chung nhờ tham chiếu tới các định nghĩa trong từ điển năng lực.

Điểm năng lực của nhân viên hay còn gọi là bậc của nhân viên có thể thấp hơn hoặc cao hơn hoặc nằm trong bậc yêu cầu của chức danh, tùy thuộc vào năng lực thực tế của nhân viên.

 Chức danh: Trưởng phòng kinh doanh

Bậc yêu cầu

Bậc của nhân viên

Kỹ năng giao tiếp

3-4

3

Kỹ năng bán hàng

4-5

4

Báo cáo năng lực

Từ kết quả chấm điểm nhân viên, ban dự án phải tổng hợp và phân tích dữ liệu để ra báo cáo năng lực nhân viên. Nếu bạn sử dụng Skill Decode, việc tổng hợp dữ liệu báo cáo sẽ dễ dàng hơn nhiều do có  một số báo cáo sẽ được tổng hợp và báo cáo tự động.

Công việc của bạn còn lại chỉ là xây dựng chế độ đãi ngộ và phát triển nhân lực theo báo cáo năng lực.

Trâm Anh

Bài viết có bản quyền của SoftAView, xin vui lòng ghi rõ nguồn www.SoftAView.com khi trích dẫn hoặc đăng lại.