Theo quy trình doanh nghiệp xây dựng các KPI để quản trị mục tiêu  và từ kết quả KPI doanh nghiệp đưa ra các điều chỉnh thích hợp. Nếu không có kết quả kịp thời và chính xác cho các KPI đã xây dựng, thì doanh nghiệp sẽ gặp vấn đề trong việc phân tích dữ liệu và đưa ra đối sách kịp thời. Một trong các thách thức của doanh nghiệp là có kết quả thực hiện KPI một cách chính xác và kịp thời. Trong thời đại công nghệ thông tin việc này có vẻ dễ dàng hơn nhưng thực tế triển khai lại không như vậy, ban lãnh đạo thường nhận được các lời thanh phiền từ ban BSC – KPI về chất lượng số liệu cũng như tiến độ nhập liệu. Thực tế là nhân viên luôn coi việc nhập liệu có thứ tự ưu tiên thấp nhất trong danh mục công việc. Ban BSC-KPI không bao giờ đủ thời gian và nguồn lực để nhắc nhở các bộ phận nhập liệu đầy đủ vào kịp thời. Ngay cả ban BSC – KPI cũng có thể quên email đến các bộ phận nhắc nhở nhập liệu. Rất may là một phần mềm có tính năng nhắc nhập liệu có thể giúp giải quyết vấn đề.

Cảnh báo nhập trách nhiệm

Nguyên tắc giao trách nhiệm hay xây dựng mục tiêu cho các bộ phận trong doanh nghiệp là ban lãnh đạo giao mục tiêu cho các bộ phận cho từng KPI, các bộ phận giao mục tiêu cho các bộ phận trực thuộc và quá trình đó cứ tiếp tục cho đến từng cá nhân. Phần mềm BSC KPI cần có cơ chế nhắc nhân viên phân trách nhiệm (mục tiêu) và duyệt trách nhiệm (mục tiêu) mà nhân viên đề xuất.

  • Nhắc đề xuất trách nhiệm: Phần mềm nhắc nhân viên đề xuất mục tiêu theo thời hạn quy định.
  • Nhắc duyệt trách nhiệm: Sau khi nhân viên đề xuất mục tiêu cho bộ phận hoặc nhânv , phần mềm nhắc người quản lý duyệt mục tiêu của bộ phận hoặc nhân viên cấp dưới.

Cảnh báo nhập liệu

Tính năng nhắc nhập liệu được thực hiện trước thời gian nhập liệu và cả sau thời gian nhập liệu

  • Nhắc trước thời hạn nhập liệu: Trước thời hạn nhập liệu, thường là 3 ngày, phần mềm nhắc nhân viên nhập liệu cho từng KPI.
  • Nhắc sau thời hạn nhập liệu: Quá thời hạn nhập liệu, mà nhân viên vẫn chưa thực hiện, phần mềm nhắc nhân viên nhập liệu cho những KPI chưa nhập liệu
  • Thông báo cho quản lý: Sau khi dữ liệu được nhập liệu, phần mềm nhắc quản lý duyệt dữ liệu được nhập liệu.

Quá nhiều email cảnh báo

Tuy nhiên việc nhắc nhở tự động nhân viên nhập liệu cũng có mặt trái của nó. Trung bình một nhân viên có 10 KPI thì sẽ nhận được khaongr 10 email mỗi tháng. Việc nhận email mỗi tháng với nội dung giống nhau tạo cảm giác không thoải mái cho nhân viên và họ có thể bỏ qua email cảnh báo sau này. Phần mềm nên có cơ chế lựa chọn các KPI nào cần được gửi cảnh báo tới nhân viên.

Một phần phần mềm có đầy đủ chức năng cảnh báo là một sự lựa chọn cho doanh nghiệp khi lựa chọn phần mềm cho BSC-KPI.

Trâm Anh

Bài viết có bản quyền của SoftAView, xin vui lòng ghi rõ nguồn www.SoftAView.com khi trích dẫn hoặc đăng lại.