Thước đo hiệu suất then chốt KPI (Key Performnace Indicator) là chỉ số định lượng đo lường kết quả thực hiện các mục tiêu kinh doanh then chốt có ý nghĩa quyết định tới sự thành công và phát triển của doanh nghiệp. Việc đo lường, đánh giá kết quả thực hiện công việc thông qua các chỉ số thực hiện công việc then chốt (KPI) ngày càng được áp dụng rộng rãi trong các tổ chức trên thế giới.

CÁC LOẠI KPI

Theo cấp độ quản lý, KPI được thực hiện ở cả 3 cấp:

  • Doanh nghiệp.
  • Đơn vị trực thuộc/phòng ban chức năng.
  • Chức danh hoặc cá nhân người lao động.

Theo các khía cạnh trong kết quả công việc có các loại KPI:

  • Năng suất (khối lượng sản phẩm trên 1 đơn vị thời gian).
  • Tiến độ thực hiện.
  • Chất lượng công việc

Theo ý nghĩa đối với hoạt động của doanh nghiệp:

  • KPI dạng dẫn dắt (Leading): gắn liền với kết quả thành công trong kinh doanh, ví dụ: sản lượng đạt được, % mức độ hài lòng,…. 
  • KPI dạng (Lagging): gắn với những hoạt động bảo đảm cho thành công của doanh nghiệp. ví dụ: số lần thăm viếng khách hàng VIP

LỢI ÍCH CỦA VIỆC SỬ DỤNG HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ THEO KPI?

  • Đầy đủ: Các KPI cho phép đo lường kết quả hoạt động theo toàn bộ các quá trình và theo các chức năng thực hiện.
  • Tập trung: KPI gắn chặt với các mục tiêu chiến lược, bảo đảm cho nỗ lực của mỗi cá nhân tập trung cho việc đạt được mục tiêu chiến lược của công ty.
  • Cải tiến: Doanh nghiệp cần liên tục thiết lập các mục tiêu cao hơn về chất lượng, chi phí, giao nhận,… yêu cầu người lao động nâng cao kết quả thực hiện cá nhân nhằm gia tăng hiệu quả hoạt động.
  • Minh bạch: KPI lượng hóa việc ghi nhận và khen thưởng đúng những đóng góp của nhân viên, giúp CBNV sửa chữa sai sót trong thực hiện công việc, giúp ích cho người lao động phát triển nghề nghiệp, từ đó nâng cao sự thỏa mãn trong công việc và động lực làm việc 

SMART KPI (YÊU CẦU SMART ĐỐI VỚI KPI)

  1. Specific & Simple:
    • Mô tả rõ ràng, chi tiết về mục tiêu phải đạt được.
    • Kpi phải đơn giản, dễ hiểu để những người có trách nhiệm thực hiện đều hiểu chính xác, rõ ràng, chi tiết được.
  2. Measurable & Meaningful:
    • Có thể lượng hóa được
    • Có ý nghĩa đối với hoạt động của doanh nghiệp/ phòng ban và cá nhân người lao động.
  3. Action, As if now:
    • KPI đòi hỏi phải có chương trình hành động cụ thể.
    • Thực hiện với tinh thần như đã đạt được kết quả
  4. Realistic, responsible:
    • Kết quả phải thực tiễn, khả thi
    • Thể hiện rõ trách nhiệm của người thực hiện
  5. Timed, Toward what you want:
    • Xác định rõ thời gian cần hoàn thành.
    • Kpi phải hướng tới mục tiêu tổng thể cuối cùng của doanh nghiệp/ phòng ban chức năng/ cá nhân mong muốn

 HỒ SƠ CÁC KPI (KPI profile)

 Hồ sơ các kpi được sử dụng trong tổ chức, doanh nghiệp, trong đó có các quy định về:

  • Tên KPI,
  • Người sở hữu (chịu trách nhiệm) về KPI này
  • Mô tả KPI / định nghĩa
  • Công thức/ cách tính toán, đo lường KPI
  • Trọng số
  • Đơn vị đo lường
  • Tần suất đo lường
  • Số liệu năm hiện tại
  • Chỉ tiêu kế hoạch
  • Cách thu thập số liệu
  • Các chương trình hành động để đạt chỉ tiêu kế hoạch.

Khía cạnh

Nhân sự

Số/ Tên thước đo

Tỷ lệ đáp ứng nhu cầu tuyển dụng

Sở hữu

Giám đốc nhân lực

Chiến lược

Phát triển và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực

Mục tiêu

Bảo đảm cho doanh nghiệp có đủ nguồn nhân lực với chất lượng cao phụ vụ SXKD

Mô tả

Việc đo lường mức độ đáp ứng nhu cầu tuyển dụng cho thấy khả năng thu hút nguồn nhân lực có chất lượng cao đáp ứng nhu cầu SXKDcủa công ty                                                                        

QK/TL

QK

Phân cực

Càng cao càng tốt

Loại đơn vị

%           

Tần suất

Hàng quý

Công thức

Tổng số nhân viên được tuyển chính thức/ tổng nhu cầu tuyển trong năm                                        

Nguồn dữ liệu

Phòng Nhân sự

Chất lượng dữ liệu

Cao

Người thu thập dữ liệu

Người phụ trách tuyển dụng.

Số liệu hiện tại

Dữ liệu của năm hiện tại là…

Chỉ tiêu

 

Cơ sở của chỉ tiêu

Công ty có văn hóa lành mạnh; đoàn kết; -Khi phát triển hệ thống bảng lương mới và quy định khoán lương kinh doanh sẽ có tác dụng nâng cao doanh số, thu nhập và khả năng thu hút ứng viên có năng lực cao

Chương trình hành động

  • Thực hiện xây dựng hệ thống bảng lương mới có tác dụng nâng cao khả năng thu hút ứng viên giỏi từ thị trường
  • Hoàn thiện quy chế tuyển dụng, mở rộng kênh tuyển dụng thông qua Hội chợ việc làm và Đăng tuyển trên web; Có chính sách khuyến khích người giới thiệu ứng viên đạt yêu cầu.
  • Thực hiện đào tạo kỹ năng tuyển dụng cho phòng Nhân sự và các trưởng đơn vị, phòng ban

 

 VÍ DỤ KPI

Các tiêu chí thường sử dụng đánh giá hoạt động của doanh nghiệp theo BSC

Khía cạnh Tài chính

  1. Lợi nhuận
  2. Doanh thu
  3. Khả năng sinh lợi
  4. Dòng tiền mặt
  5. Công nợ
  6. Thu nhập thuần từ hoạt động điều hành
  7. Chỉ sô hoàn vốn đầu tư
  8. Giá chứng khoán / thị trường tài chính
  9. Giá trị gia tăng
  10. Thu nhập / 1 cổ phần - EPS
  11. Vốn thu được từ việc bán cổ phiếu phổ thông
  12. Tốc độ tăng trưởng 5 năm từ cổ phiếu phổ thông

Khía cạnh Khách hàng/ thị trường                   

  1. Tỉ lệ khách hàng giữ được
  2. Tỉ lệ khách hàng giành được
  3. Thị phần /vị trí trên thị trường (định vị thị trường?)
  4. Chỉ số thỏa mãn khách hàng
  5. Chất lượng dịch vụ
  6. Khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng (tốc độ)          
  7. Lợi ích khách hàng có được từ sản phẩm/ dịch vụ
  8. Giao hàng đúng hạn (theo yêu cầu của khách)
  9. Tốc độ tăng trưởng trên thị trường cổ phiếu
  10. Giá trị, hình ảnh công ty
  11. Lượng đơn hàng tồn chưa được giải quyết

Khía cạnh Quá trình nội bộ

  1. Thời gian để đưa ra thị trường 1 sản phẩm, dịch vụ mới
  2. Chất lượng phát triển sản phẩm mới
  3. Chất lượng của quá trình sản xuất
  4. Chu kỳ thời gian
  5. Chi phí sản xuất/ đơn vị sản phẩm
  6. Tiêu hao năng lượng/ nguyên vật liệu trên 1 đơn vị sản phẩm          
  7. Chỉ số hiệu suất MMTB (OEE)
  8. Chất lượng của quá trình cải tổ /tái cấu trúc kinh doanh

Khía cạnh Học tập, Nhân sự

  1. Doanh thu / 1 nhân viên
  2. Lợi nhuận / 1nhân viên
  3. Giữ được những nhân viên cấp cao
  4. Mức độ đáp ứng yêu cầu nâng cao năng lực
  5. Chất lượng của việc phát triển khả năng lãnh đạo
  6. Khuyến khích người lao động đưa ra ý kiến/ thử nghiệm các ý tưởng mới
  7. Huấn luyện kỹ năng cho người lao động
  8. Mức độ thỏa mãn của nhân viên
  9. Chất lượng của việc phát triển văn hóa doanh nghiệp
  10. Chất lượng của các kế hoạch nhận sự về phúc lợi (trợ cấp, hưu, y tế)
  11. Tỷ lệ nghỉ việc của nhân sự có năng lực phù hợp

 

Trần Kim Dung

Bài viết có bản quyền của SoftAView, xin vui lòng ghi rõ nguồn www.SoftAView.com khi trích dẫn hoặc đăng lại.