Để quản trị hệ thống BSC KPI thì cần phải có dữ liệu, ban dự án cần xác định ai sẽ là người nhập dữ liệu vào hệ thống. Có doanh nghiệp xây dựng hệ thống BSC KPI mà từng nhân viên phải tự quản lý dữ liệu của mình và tự nhập vào hệ thống, trong khi một số doanh nghiệp khác yêu cầu trưởng bộ phận quản lý và nhập dữ liệu cho toàn bộ bộ phận mà mình quản lý. Mô hình nào là phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Trong thời gian đầu dự án, trưởng bộ phận được đào tạo đầy đủ về hệ thống BSC KPI và họ thường nhập luôn dữ liệu cho bộ phận và nhân viên của mình để kiểm tra hệ thống cũng như xem cách hệ thống vận hành với dữ liệu được nhập vào: kiểm tra báo cáo, kiểm tra lỗi dữ liệu,… Sau giai đoạn này, trưởng bộ phận đạo tạo lại nhân viên để nhập dữ liệu cho mỗi cá nhân. Trong thực tế có trường hợp trưởng bộ phận tiếp tục làm thay nhân viên trong việc nhập liệu và dẫn đến các hệ lụy.

Nhân viên không phải là một phần của dự án

Tỷ lệ nhân viên tham gia dự án và mức độ tích cực tham gia của nhân viên là một điều kiện cần để dự án thành công. Khi trưởng bộ phận làm thay cho nhân viên là giảm sự tham gia của nhân viên vào dự án. Nhân viên không cảm thấy các kết quả không phải là một phần của họ, mà họ đứng ngoài kết quả được trưởng bộ phận ghi nhận vào hệ thống. Họ không cảm nhận được sự cố gắng của họ có ảnh hưởng thế nào đến kết quả chung của bộ phận cũng như công ty.

Việc đào tạo nhân viên để họ tự quản lý và nhập dữ liệu là cần thiết. Mặc dù chịu sự ép về tiến độ dự án, trong khi vẫn phài hoàn thành các nhiệm vụ kinh doanh hàng tháng, trưởng bộ phận cần xác định mục tiêu lâu dài của dự án là gắn kết nhân

Trưởng bộ phận quá tải

Các dự án BSC KPI được triển khai đồng nghĩa nhân viên phải làm nhiều việc hơn, các quy trình được xem xét và điều chỉnh, các quy trình cũng được xây dựng mới để phù hợp với các KPI được áp dụng. Việc chia sẻ công việc của trưởng bộ phận cho nhân viên là cần thiết để dự án được triển khai một cách dài hạn và bền vững.

Nhân viên không nắm rõ nội dung triển khai

Trong quá trình triển khai BSC, nhân viên thường không có ý kiến về các mục tiêu, KPI, trọng số, công thức tính để đánh giá hiệu quả của họ. Họ thường chỉ có ý kiến sau khi trưởng bộ phận nhập liệu đã nhập kết quả và tính toán hiệu suất cá nhân: tại sao sử dụng KPI này, tại sao lại thiết lập trọng số như vậy,… và rất nhiều câu hỏi nên được hỏi trong giai đoạn triển khai và đào tạo nhân viên.

Từ những hệ lụy trên cho thấy việc để nhân viên tham gia vào dự án càng sớm càng tốt, mặc dù phải đào tạo nhân viên ở diện rộng và khối lượng công việc tăng lên cho ban dự án, nhưng về lâu dài nhân viên sẽ gắn kết với dự án và dự án được triển khai một cách hiệu quả và bền vững.

Trâm Anh

Bài viết có bản quyền của SoftAView, xin vui lòng ghi rõ nguồn www.SoftAView.com khi trích dẫn hoặc đăng lại.