Khi doanh nghiệp muốn triển khai BSC, một trong các công cụ thường được sử dụng để tự động hóa việc tính toán dữ liệu là Excel do Excel là một phần mềm vạn năng, phù hợp với nhiều mục đích sử dụng, không đòi hỏi người dùng phải được đào tạo nâng cao, hầu như không tốn thêm chi phí cài đặt. Bên cạnh đó, một phần mềm chuyên dụng lại có những tính năng nâng cao, chuyên biệt cho việc triển khai BSC là một lựa chọn khác, giúp triển khai BSC nhanh hơn và hiệu quả hơn, nhưng lại tốn thêm chi phí.

Bài viết này sẽ so sánh Excel và Bsc2Kpi trong việc ứng dụng triển khai BSC trong môi trường doanh nghiệp.

Excel

Ưu điểm

  • Phù hợp cho cá nhân sử dụng: Nếu bạn không có nhu cầu tổng hợp dữ liệu giữa các nhân viên, giữa các bộ phận, phòng ban, thì Excel là công cụ lý tưởng. Bạn có thể tùy chỉnh mẫu BSC theo ý của mình.
  • Phù hợp trong giai đoạn xây dựng mẫu BSC: Không có một mẫu BSC nào phù hợp với tất cả các doanh nghiệp, vì vậy bạn cần xây dựng mẫu và điều chỉnh mẫu BSC cho phù hợp với doanh nghiệp, bộ phận và cá nhân. Sau khi hoàn chỉnh bộ mẫu trên Excel, bạn có thể chuyển bộ mẫu này vào phần mềm chuyên dụng Bsc2Kpi sau này.
  • Không cần đầu tư thêm: Nếu bạn không có ngân sách đầu tư thêm thì Excel là một lựa chọn tốt, bạn có thể tạo ra một bộ mẫu BSC sau đó các bộ phận căn cứ vào mẫu này, điều chỉnh lại cho phù hợp với từng bộ phận, nhân viên.
  • Không cần đào tạo thêm: Phần lớn nhân viên đã biết sử dụng các chức năng cơ bản Excel. Một số chức năng nâng cao như xây dựng công thức tính phức tạp thì bộ phận dự án BSC có thể giúp tạo sẵn cho người dùng.

Hạn chế

  • Không có cơ chế đề xuất - duyệt mục tiêu
  • Không có cơ chế kiểm soát trọng số để đảm bảo dữ liệu toàn vẹn
  • Khó kiểm soát được tính chính xác của công thức tính
  • Khó tổng hợp dữ liệu tự động từ cấp dưới lên cấp trên

Phần mềm Bsc2Kpi

Ưu điểm

  • Báo cáo tức thời và đa dạng: Bsc2Kpi cung cấp các kiểu báo cáo khác nhau, theo các giai đoạn khác nhau. Điểm quan trọng là ban lãnh đạo không cần chờ dữ liệu được tổng hợp để xây dựng báo cáo. Tất cả các báo cáo được thực hiện tự động.
  • Dễ dàng phân tầng xuống bộ phận cấp dưới: Đây là một công việc khó khăn, rất khó thực hiện bởi Excel. Bsc2Kpi có chức năng phân tầng KPI từ cấp tấp đoàn, tổng công ty đến tận cấp nhân viên.
  • Dễ dàng tổng hợp kết quả từ cấp dưới lên cấp trên: Nếu bạn cần tổng hợp dữ liệu từ 200 nhân viên hay 50 phòng ban, bộ phận, thì bạn sẽ thấy chức năng này là hữu hiệu. Bsc2Kpi sẽ tự động tính toán và cảnh báo dữ liệu trên toàn hệ thống, để ban lãnh đạo có được báo cáo tức thời, chính xác và mọi lúc, mọi nơi.
  • Phân quyền theo chức năng và người dùng: Bảo mật luôn là vấn đề quan trọng mà chỉ có các phần mềm chuyên dụng như Bsc2Kpi mới có các tính năng phân quyền theo nguyên tắc “Ai được làm gì với đối tượng nào”.

Hạn chế

  • Cần phải có chi phí đầu tư thêm: Một phần mềm chuyên dụng cho các chức năng chuyên biệt cần phải có đầu tư thêm. Để đánh giá việc đầu tư thêm có “đáng đồng tiền bát gạo” không, bạn bạn có thể sử dụng gói Bsc2Kpi miễn phí. Đăng ký sử dụng miễn phí ở đây.
  • Cần có đào tạo sử dụng phần mềm: Vì là một phần mềm chuyên dụng, nên bạn cần được đào tạo thêm. Tuy nhiên Bsc2Kpi rất dễ sử dụng bạn có thể làm quen và thành thạo Bsc2Kpi sau 2 tiếng đào tạo.

Kết luận

Excel phù hợp với cá nhân hoặc doanh nghiệp có quy mô nhỏ. Nếu bạn dự định triển khai BSC với quy mô lớn (số lượng bộ phận hơn 50 bộ phận hoặc có hơn 100 nhân viên), thì bạn nên xem xét lựa chọn phần mềm chuyên dụng.

Lựa chọn tốt nhất là kết hợp Excel trong giai đoạn chuẩn bị dữ liệu, xây dựng mẫu BSC sau đó chuyển dữ liệu vào phần mềm chuyên dụng Bsc2Kpi để có hiệu quả triển khai dự án BSC tốt nhất.

Trâm Anh

Bài viết có bản quyền của SoftAView, xin vui lòng ghi rõ nguồn www.SoftAView.com khi trích dẫn hoặc đăng lại.