Có rất nhiều lý do dự án BSC thất bại: sự không quyết tâm của ban lãnh đạo, có quá nhiều KPI, không có hệ thống lương thưởng phù hợp, nhân viên không muốn bị đánh giá,… Một trong các lý do mà nhiều người không để ý đó là thiếu công cụ hỗ trợ. Tuy nhiên không phải ai cũng đồng ý với ý kiến này. Hãy cùng Bsc2Kpi phỏng vấn một giám đốc dự án về vấn đề này.

Bsc2Kpi: Ông có cho rằng cần có công cụ hỗ trợ để dự án BSC thành công

Giám đốc dự án: Ông nói rõ hơn công cụ hỗ trợ là gì

Bsc2Kpi: Là phần mềm giúp việc xây dựng các chỉ số, phân trách nhiệm, ghi nhận kết quả thực hiện và tính toán hiệu suất của từng bộ phận cũng như cá nhân.

Giám đốc dự án: Tôi không nghĩ vậy. Mỗi phòng ban, cá nhân chỉ nên có 3 đến 5 chỉ số quan trọng để đo lường, vì vậy tôi có thể dùng excel để tính toán hiệu suất của mỗi bộ phận, phòng ban. Bản thân chữ KPI có chữ “Key” là “chính yếu” trong đó rồi, công ty chỉ cần vài chỉ số để đánh giá hiệu suất là đủ. Tôi đang cho áp dụng Excel để xây dựng công thức tính hiệu suất.

SoftAView: Hiệu suất sẽ được tính như thế nào

Giám đốc dự án: Hiệu suất được tính dựa vào các chỉ số, như tôi nói chỉ cần 3 đến 5 chỉ số là đủ. Kết quả thực hiện và mục tiêu sẽ được sử dụng để tính hiệu suất của mỗi KPI. Sau đó, căn cứ vào trọng số của các KPI để tính toán hiệu suất cho bộ phận và phòng ban.

SoftAView: Dữ liệu của bộ phận được tổng hợp cho bộ phận cấp trên như thế nào.

Giám đốc dự án: Các cá nhân gửi tính toán hiệu suất của các nhân, rồi dữ liệu cho trưởng bộ phận, trưởng bộ phận tính toán hiệu suất của bộ phận mình rồi gửi cho bộ phận cấp trên, cứ tiếp tục như vậy. Dự án BSC có nhân sự để tổng hợp số liệu và gửi báo cáo cho ban lãnh đạo.

SoftAView: Công thức tính hiệu suất có sử dụng cách tính truyền thống (hiệu suất bằng kết quả thực hiện chia cho mục tiêu) hay có thêm các giá trị tối đa tối thiểu để tính hiệu suất.

Giám đốc dự án: Chúng tôi sử dụng cả tham số tối đa, tối thiểu để tính hiệu suất. Cách tính này phức tạp hơn cách tính truyền thống, nhưng chúng tôi cũng đã xây dựng công thức sử dụng Excel để việc tính toán trở nên dễ dàng hơn.

SoftAView: Như vậy là ông đã áp dụng trọng số giữa các chỉ số. Ông có áp dụng trọng số đánh giá cá nhân không?

Giám đốc dự án: Ý ông nói là mỗi nhân viên có cách đánh giá hiệu suất khác nhau tùy thuộc vào vị trí. Ví dụ công nhân thì áp dụng tỷ lệ đánh giá cá nhân là 100% trong công thức đánh giá hiệu suất cá nhân, nhưng một trưởng phòng thì hiệu suất cá nhân chỉ đóng góp 20% trong tổng hiệu suất của trưởng phòng. 80% hiệu suất của trưởng phòng căn cứ vào mức độ hoàn thành chung của cả phòng.

SoftAView: Chính xác là như vậy.

Giám đốc dự án: Chúng tôi cũng dự định áp dụng, nhưng tính toán sẽ phức tạp hơn các công thức Excel hiện có.

SoftAView: Còn một trọng số nữa, đó là trọng số công ty. Một bộ phận cần được đánh giá không chỉ căn cứ vào hiệu suất của phòng đó mà còn căn cứ vào hiệu suất chung của công ty.

Giám đốc dự án: Như vậy việc tính toán sẽ phức tạp hơn nữa.

SoftAView: Vâng. Nhưng chưa hết. Có thể có một số chỉ số cần áp dụng trọng số giữa các kỳ đánh giá nữa, đặc biệt là chỉ số có cách tổng hợp trung bình. Việc tính toán hiệu suất sẽ lại phức tạp hơn một chút nữa.

Giám đốc dự án: Tôi nghĩ vẫn có thể dùng Excel tính toán hiệu suất được, tuy rằng việc tính toán hơi nhiều hơn một chút.

SoftAView: Công ty sẽ theo dõi khoảng 3 đến 5 chỉ số chính cho mỗi bộ phận, cá nhân, nhưng bộ phận có các chỉ số cấp phòng ban nữa. Mỗi phòng ban có thể có thêm vài chỉ số để trưởng phòng quản lý công việc của phòng mình, công ty của ông có đưa vào Excel không.

Giám đốc dự án: Không. Trưởng phòng phải theo dõi riêng bằng hệ thống của mình. Nếu đưa vào Excel thì sẽ việc tính toán lại nhiều hơn.

SoftAView: Tôi nghĩ rằng Excel có thể phù hợp với công ty có quy mô nhỏ, không cần tính toán phức tạp. Nếu quy mô công ty có trên 50 người thì việc sử dụng Excel sẽ có nhiều hạn chế, khối lượng tính toán, tính chính xác, khả năng cập nhật liên tục.

Giám đốc dự án: Tôi cũng nghĩ vậy, nhất là phần báo cáo. Excel không thể cho báo cáo tức thời. Chúng tôi phải đợi tổng hợp số liệu từ các phòng ban.

SoftAView: Vâng. Một phần phần về quản trị mục tiêu sẽ giải quyết tất cả các vấn đề trên từ việc nhập liệu, cập nhật dữ liệu, báo cáo kịp thời và phần mềm có thể phân quyền cho các nhân viên để họ tự theo dõi và cập nhật kết quả của họ. Bộ phận BSC không cần phải có nhân viên chuyên trách làm tổng hợp số liệu.

Giám đốc dự án: Đúng vậy, với quy mô lớn thì tôi nghĩ một phần mềm là điều kiện cần để dự án BSC thành công.

Trâm Anh

Bài viết có bản quyền của SoftAView, xin vui lòng ghi rõ nguồn www.SoftAView.com khi trích dẫn hoặc đăng lại.