Thông thường việc đánh giá kết quả thực hiện công việc theo KPI trong doanh nghiệp được thực hiện qua 5 bước sau:

Thước đo hiệu suất then chốt KPI (Key Performnace Indicator) là chỉ số định lượng đo lường kết quả thực hiện các mục tiêu kinh doanh then chốt có ý nghĩa quyết định tới sự thành công và phát triển của doanh nghiệp. Việc đo lường, đánh giá kết quả thực hiện công việc thông qua các chỉ số thực hiện công việc then chốt (KPI) ngày càng được áp dụng rộng rãi trong các tổ chức trên thế giới.

Điểm bất tiện của các phần mềm BSC là người dùng không thể thay đổi công thức tính hiệu suất, trong khi mỗi một công ty có một cách tính hiệu suất BSC khác nhau. Cuối cùng công ty lại quay trở về công cụ Excel thần thánh với nhiều hạn chế cho việc quản trị BSC.

Khi triển khai BSC, các bộ phận được giao mục tiêu cụ thể và nhiệm vụ của các bộ phận là cố gắng hoàn thành mục tiêu của bộ phận mình. Đối với họ, các mục tiêu của bộ phận khác là thứ yếu, không phải là ưu tiêu, vì vậy đôi lúc các KPI này có mâu thuẫn với nhau.

Phần lớn ban lãnh đạo công ty yêu cầu báo cáo kinh doanh theo tháng, ví dụ báo cáo kinh doanh tháng 3 hoặc báo cáo kinh doanh quý 1. Chính vì vậy nhân viên cấp dưới cũng thường chuẩn bị dữ liệu theo tháng: mục tiêu theo tháng và báo cáo kết quả theo tháng. Các chương trình khuyến mãi cũng được xây dựng theo tháng, các dự án cũng được xây dựng theo tháng để dễ thống kê.

Sau khi đã triển khai hệ thống BSC để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên thì cuối năm bạn có thể có báo cáo hiệu suất làm việc của từng nhân viên. Tuy nhiên bạn có thể có vài khó khăn khi đánh giá hiệu suất làm việc cả năm của các nhân viên chuyển bộ phận (nhân viên chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác). Làm sao tính đúng hiệu suất làm việc của họ để ghi nhận và đánh giá nỗ lực của nhân viên khi họ làm việc nhiều bộ phận trong năm.

Theo báo cáo kết quả khảo sát 200 doanh nghiệp của công ty tư vấn CEL năm 2014 thì có đến 43% doanh nghiệp không tin vào chất lượng dữ liệu thông tin quản trị hiệu suất họ nhận được và 55% doanh nghiệp vẫn đang sử dụng Microsoft Excel như là công cụ chính để quản trị hiệu suất. Điều đó có nghĩa là ban lãnh đạo doanh nghiệp phải ra quyết định kinh doanh phải dựa vào yếu tố cảm tính, nhạy bén kinh doanh của mình mà thiếu sự hỗ trợ, phân tích số liệu dữ liệu.

Excel là công cụ đa năng giúp doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu, lập báo cáo, tuy nhiên điểm yếu của Excle là dữ liệu không nhất quán, không cập nhật kịp thời. Vì Excel là các file đơn lẻ, nên dữ liệu có thể dễ dàng bị sửa đổi một cách vô tình hoặc cố ý, mà không dễ kiểm tra số liệu sai ở đâu, bị sửa lúc nào.

Khi doanh nghiệp muốn triển khai BSC, một trong các công cụ thường được sử dụng để tự động hóa việc tính toán dữ liệu là Excel do Excel là một phần mềm vạn năng, phù hợp với nhiều mục đích sử dụng, không đòi hỏi người dùng phải được đào tạo nâng cao, hầu như không tốn thêm chi phí cài đặt. Bên cạnh đó, một phần mềm chuyên dụng lại có những tính năng nâng cao, chuyên biệt cho việc triển khai BSC là một lựa chọn khác, giúp triển khai BSC nhanh hơn và hiệu quả hơn, nhưng lại tốn thêm chi phí.

Bài viết này sẽ so sánh Excel và Bsc2Kpi trong việc ứng dụng triển khai BSC trong môi trường doanh nghiệp.